7 липня 2016 р. в Києві за круглим столом зібралися експерти, щоб обговорити проблеми та перспективи такої порівняно молодої, але дуже динамічної галузі джерел, як електронні архіви.
На початку начальник управління інституційного забезпечення Українського інституту національної пам’яті Ігор Кулик зробив стислий огляд тих електронних архівних ресурсів, які вже діють. Можна було почути про Електронний архів визвольного руху, Колекцію документів Оперативного штабу райхсляйтера Розенберга, Архів української періодики онлайн та подібний проект ЛНУ ім. І. Франка «Acta Diurna», а також Науково-освітній портал «Тарас Шевченко», проект «Метрика» Державного архіву Одеської області і веб-проект «Міське відео». Дані веб-ресурси дають змогу кожному користувачеві Інтернету отримати безперешкодний доступ до електронних копій документів з архівів КГБ, нацистської Німеччини, метричних книг, підшивок старих газет, відео і аудіо записів, а також документів і рукописів Тараса Шевченка.
Докладніше про згаданий вище електронний архів українського визвольного руху розповів директор Галузевого державного архіву СБУ Андрій Когут. Він був засновником і довголітнім координатором цього проекту. Ідея такого електронного ресурсу виникла в 2010 році, коли зміна державної влади спричинила різкий поворот гуманітарної політики в бік обмеження доступу до архівів КГБ і орієнтацією нового президента Януковича на російську версію історії СРСР.
Електронні копії документів на тему боротьби ОУН і УПА, які ГДА СБУ оцифрував у 2009-2010 роках, було передано двом вишам – Львівському національному університету ім. І. Франка та Національному університету «Києво-Могилянська академія». У співпраці з ЛНУ вдалося створити сайт www.avr.org.ua, а величезний обсяг сканованих документів – розмістити на серверах університету. Окремо Андрій Когут зупинився на проблемах організації порталу й відображення документів на ньому. Було вирішено, що каталог оприлюднених матеріалів буде двох видів: залежно від архівів, звідки походять документи (напр. ГДА СБУ, Архів Центру досліджень визвольного руху тощо), і залежно від тематичних підбірок (напр., «Карпатська Україна», «30 років Чорнобильській аварії» тощо).
Опис документа включає назву, коротку анотацію, ключові слова, датування й автора (якщо вказані), посилання на архівну легенду оригіналу і URL-адресу онлайн-документа. Важливою опцією став передбачених попередній перегляд документа, який дає можливість завантажувати тільки потрібне тим користувачам, у кого повільний Інтернет або обмежений трафік.
Офіційно Електронний архів визвольного руху було запущено навесні 2013 року, й за минулі 3 роки він постійно поповнюється. Зазвичай, адміністратори викладають тематичні колекції документів під певну дату (загадана річниця аварії на ЧАЕС, річниці чи роковини діячів визвольного руху, знакових подій з історії ОУН і УПА тощо). Це дає змогу залучити найбільшу увагу як мас-медіа, так і читачів. Приміром, ту ж підбірку по Чорнобилю в день її публікації переглянуло понад 15 тис. осіб, що стало рекордом. Уявити собі таку кількість людей у справжньому архіві в один день просто нереально.
Далі слово взяв Олександр Болонніков, директор компанії «Цифрова Країна», яка займається оцифруванням масивів документів і викладанням їх на електронних ресурсах для комерційних замовників. Пан Болонніков детально описав технічні вимоги та особливості організації цього процесу, підкріпивши розповідь історіями з досвіду реалізації компанією проектів зі створення таких електронних ресурсів.
Зокрема, доповідач детальніше зупинився на проекті для одного з великих підприємств гірничо-видобувної галузі Донеччини. Керівництво хотіло оцифрувати паперову персональну документацію про всіх працівників, що працювали з часів СРСР і дотепер і створити з електронну базу. Завдяки цьому люди, які давно звільнилися з цього підприємства і які проживають в інших містах і країнах колишнього Союзу, можуть отримати достовірну інформацію про свій стаж роботи, зарплату, період тощо, не їдучи здалеку спеціально для цього.
Досвід фірми «Цифрова Країна» свідчить про те, що діджиталізація документів має великий потенціал не тільки для державних архівів, але й для комерційного сектору.
Завершувала серію презентацій Олександра Базинюк, заступник директора фірми «Архівні інформаційні системи». Пані Базинюк поділилася досвідом оцифровування архівних і бібліотечних колекцій для створення на їх базі електронних ресурсів. Принцип роботи «Архівних інформаційних систем» – виїзд безпосередньо в архів (у Києві або в регіонах) із власним обладнанням і сканування документів на місці.
В окремих випадках, коли є потреба використати найбільший сканер, непридатний для транспортування, архіви передають документи для оцифрування в офісі підприємства. У штаті «Архівних інформаційних систем» є професійні реставратори, тож до архівів документи повертають у відновленому і покращеному вигляді.
Заслухавши доповідачів, присутні експерти заглибилися у жваве обговорення. Було багато запитань щодо тих чи тих аспектів технології, скарги на проблеми з фінансуванням та перешкоди з боку державних органів у справі оцифрування архівів, лунали пропозиції щодо вдосконалення та оптимізації процесів створення електронних архівних ресурсів.
Найцікавіша з пропозицій належала юристу Максиму Баришникову, який запропонував застосовувати електронний цифровий підпис при викладанні документів на Інтернет-сайтах. Це, по-перше, дозволить стовідсотково верифікувати електронну копію відповідно до паперового оригіналу (плюс гарантія того, що ні оригінал, ні копія не піддавалися змінам). А по-друге, електронний цифровий підпис дає змогу використовувати електронні документи як докази в суді.
Доповіді й дискусія засвідчили, що електронні архіви в Україні мають величезний потенціал, який значною мірою залишається нереалізованим через брак фінансування та інституційні перепони. Однак уже сформувалося коло ентузіастів і фахівців цієї справи, які прискорюють процес популяризації електронних архівів і постійно працюють над удосконаленням нормативно-правової та технічної бази.
Захід відбувся за сприяння Міжнародного фонду «Відродження»
